Opis i sažetak bontona poslovnog pisma za čitanje besplatno online.
Pravilo poslovnog pisma
Danas je tradicionalni sustav poslovne korespondencije doživio radikalne promjene. Zahvaljujući modernim sredstvima komunikacije i tempu života, pisma stižu do primatelja gotovo brzinom svjetlosti. Štoviše, oni često postaju sastavni dio poslovnih procesa. Međutim, nedostatak vremena za čitanje dugih i zbunjenih poruka o intenzivnoj proizvodnji i, štoviše, u sferi međunarodnih odnosa, često isključuje mogućnost potpunog uvažavanja prijedloga njihovih autora.
U tom smislu, svaki menadžer i njegov protokol ili PR-usluga imaju hitnu potrebu za poboljšanjem kulture poslovnog pisanja: morate biti u mogućnosti odabrati vrstu pisma ili odgovora koji je prikladan za određenu situaciju, primjenjivati odgovarajuće jezične formule, moći uređivati vlastite tekstove, djelovati kao dizajner i korektor tako da poslano slovo ima željeni učinak. Doista, koliko je tekst poruke toèan, pismen i “politièki korektan”, na kojem papiru piše, u kojem omotu i kako je poslan, uspjeh rješavanja odreðenih pitanja uvelike ovisi o radu poduzeæa, ustanova i obrazovnih ustanova. ali i odnos između zemalja.
Stoga smo postavili cilj - objaviti knjigu u stilu modernog "Pisca", koja bi svakodnevno i satno pomagala svima koji su uključeni u orbitu međunarodnih odnosa kompetentno i učinkovito komponirali poslovna pisma i slali svoje poruke u skladu s tim iu Rusiji iu inozemstvu.
Nadamo se da će naše sljedeće izdanje serije „Diplomat Library“ moći donijeti praktičnu korist čitateljima.
Generalni direktor Državnog jedinstvenog poduzeća "Inpredservice"
Epistolarni žanr postoji od antičkih vremena. S vremenom se promijenio samo materijal na kojem su pisali znakove, slike i slova. Na primjer, u Rusiji su se često koristile breze, kao i daske na kojima su pravili bilješke. Zvali su ih "nosom", iz kojeg je izraz "zakopao u nos". Usput, ploča s urezima mogla bi se spustiti u vodu, kao neka vrsta pošte.
Pisali su na brezovoj kori i daskama stiskanjem i rezanjem slova drvenim, koštanim i željeznim štapovima, koji su se zvali "pisanje". Nije isključeno da je takva "tehnologija" izumljena kako bi pomogla nepismenim trgovcima, koji su trebali nekako popraviti svoje financijske transakcije, uzrokujući zablude. Dešifrirali su brojanjem urezaka - "štapića". Takvi su uređaji bili rasprostranjeni ne samo u Rusiji, već iu srednjovjekovnoj Europi, gdje je također bio pun nepismenih ljudi.
Najstarija skripta smatra se istočnom. U drevnom Egiptu, najprije su pisali na svim glatkim površinama, na zidovima, na ravnim kamenovima pa čak i na posuđima. U Sumeru i Babilonu naširoko su korištene glinene pločice. Tada se na istoku pojavio papirus i pergament, a poslije njih papir, počevši od 15. stoljeća. Stoga su pismo i materijali za njega vrlo usko povezani s zemljopisnom, klimatskom i biološkom zonom ljudskog stanovanja.
Iz drevne književnosti dobro je poznato da je i tada bilo etiketa pisanja pisama. Tako je, primjerice, odlučeno da se slovo ne započne s imenom primatelja, već s imenom pošiljatelja, nakon čega slijedi pozdrav uz ugodne želje i tek onda tekst same poruke.
Uobičajeni oblik pisma u naše vrijeme, kao i zapečaćene kuverte, počeo se koristiti samo u dvadesetim godinama XIX. Stoljeća u Engleskoj, a sredinom istog stoljeća počele su se koristiti poštanske marke.
Nije bitno što, ali u svakom trenutku ljudi su pokušavali izraziti svoje misli i riješiti hitne životne probleme putem pisama, uz pomoć kojih su razmijenjene informacije i napravljeni različiti prijedlozi. Što se tiče jezičnih formula, stila i raznolikosti korespondencije, načina pisanja pisama i rada s njima - sve je to stvarano i usavršavano kroz stoljeća.
Ne bez zanimljivosti. Na primjer, za vrijeme vladavine Ivana Groznog nitko se nije usudio govoriti protiv kralja. Jedina iznimka bila je mitropolita moskovskog Filipa. Često je pisao caru u kojem je oštro osuđivao opričnicu i uvrede koje su počinili opričnici. Te poruke prije nego što je kralj demantirao da ih je nazvao "filkinskim pismima", pokazujući njegov zanemariv stav prema njihovom sadržaju i osobno metropolitu.
Kako bi se ruski birokratski narod podučio ispravnom pisanju, početkom 18. stoljeća počeli su se objavljivati “službenici” - zbirke uzoraka dokumenata. Preteče "činovnika" bile su "formularne", poznate na Zapadu u VII. Stoljeću, a pojavile su se u Rusiji najkasnije u XV. Oni su sadržavali uzorke konstrukcije dokumenata prema određenom obrascu, uzorkovane skupove fraza i izraza koji su bili sastavni dio formalne etikete i odražavali službene odnose. Druga vrsta ranih pisaca - "titulniki", koja sadrži informacije o tome kako snimiti puni kraljevski naslov. Boja papira, koja bi mogla biti plava, narančasta, žuta i druga, autori službenika savjetovali su da pažljivo odaberu, kako se ne bi podvrgli nedostatku ukusa.
Zahtjevi za rukopis bili su dovoljno visoki. Danas nismo jedini koji pokušavaju naučiti moderne ruske birokrate, koji su navikli na sms i e-poštu, pisati pismena pisma. U tom smislu postoji mnoštvo literature i praktičnih priručnika. Nažalost, u većini njih nema uzoraka optimalnih obrazaca pisanja i korištenja standardnih formula, koje omogućuju prenošenje suštine pisma na najprecizniji način, odabir odgovarajućeg tona, pristojno ga pozdraviti i ispravno se oprostiti.
Vjeruje se da su najbolji majstori epistolarnog žanra diplomati, čija riječ i, štoviše, "pisana olovkom", uvijek moraju zvučati precizno i jasno. Stoga bih bio osobito sretan ako ovu knjigu smatraju korisnom.
Klasifikacija poslovnih pisama
Poslovna pisma su službeni dokumenti kojima se rješavaju razni problemi koji nastaju u procesu poslovne komunikacije, kao i brojna operativna pitanja. Osim toga, u obliku poslovnih pisama, čestitke i zahvale mogu se poslati ili predati u ime uprave poduzeća, ustanova, organizacija, uključujući diplomatske i konzularne misije. U ovom slučaju, pisma i pisma zahvale čelnika tijela javne vlasti izjednačavaju se s nagradama.
Mnoge referentne knjige dijele poslovna pisma prema njihovim funkcionalnim karakteristikama u dvije skupine:
✓ slova koja zahtijevaju odgovor (upitno pismo, pismo zahtjeva, pismo žalbe, pismo prijedloga, itd.),
✓ slova koja ne zahtijevaju odgovor (pismo upozorenja, podsjetnik, pozivno pismo itd.).
Međutim, općeprihvaćena protokolarna pravila, koja su obvezna ne samo za diplomate i službenike, nego i za sve zaposlenike, zahtijevaju obavezan odgovor na sva primljena pisma (s iznimkom kružnih i propratnih pisama, kao i usmenih nota).Dakle, ne samo da su obaviješteni o njihovom primitku, nego i izražavaju zahvalnost za pozivanje i potvrđivanje sudjelovanja ili nesudjelovanja u događaju, kao i za prihvaćanje ili neslaganje s podsjetnikom ili uz neopravdano upozorenje.
Strukturne značajke Poslovna pisma dijele se na:
✓ standard, sastavljen prema specifičnoj regulativi u skladu s temom i napisan u obliku standardnih sintaktičkih struktura,
✓ zaštićen autorskim pravima, napisan na vlastiti način i uzimajući u obzir osobu primatelja.
Po temi poslovna pisma dijele se na:
✓ poslovanje, uspostavljanje ekonomskih, pravnih i financijskih odnosa s partnerima,
✓ komercijalne, koje se bave pitanjima logistike i prodaje, garancijskim obvezama itd.
Prema obliku odlaska Poslovna pisma dijele se na:
✓ omotnice poslane putem kurira ili poštom
✓ faksimil, poslan faksom,
✓ elektronička, poslana e-poštom.
U tom slučaju dopušteno je istovremeno slati poruke na više adresa. Međutim, prema općeprihvaćenim etiketnim standardima, slova namijenjena za simultano slanje na više adresa mogu biti samo kružna, prateća ili u obliku poruka namijenjenih širokom krugu ljudi, kao iu obliku priopćenja za medije.
Što je bonton
Prije razgovora o poslovnom pismu, prvo se morate sjetiti što je bonton. To je ustaljeni poredak ponašanja u društvu, skup načina i pravila tzv. Dobrog tona, koje svaki inteligentni, obrazovani čovjek mora slijediti kako ne bi bio poznat kao nekulturan. Ta su povijesna pravila sastavni dio društva.
Kultura pisanja: opće značajke
Kultura pisanja se, naravno, ne odnosi samo na poslovno pisanje. Postoje mnoge vrste i načini pisane komunikacije. Sve su različite, svaka ima svoje osobine, ali postoje neke zajedničke značajke. Među njima su sljedeći:
- oslanjanje na normalizirani knjižni jezik uz pretpostavku neknjižnog rječnika,
- korištenje složene sintakse
- redoslijed riječi u rečenici,
- jasna struktura teksta
- visoka pismenost.
Etiketa poslovnih pisama
Kada se od nas može tražiti da napišemo poslovno pismo? Naravno, ako radimo bilo kakav posao s organizacijama i / ili pojedincima. Ono što pišemo našim partnerima, kolegama, klijentima, načinu na koji pripremamo naše pismo, postat će lice naše tvrtke i predstaviti nas ili u povoljnom svjetlu, ili u ne tako dobrom. Osim ako, naravno, nismo kompetentni u etiketi pisanja poslovnih pisama. Da ne biste izgubili lice, morate naučiti sljedeće trikove. Inače, korisno je imati i takvo znanje, jer i najmanja pogreška, mala nedosljednost s pravilima može poslovno pismo pretvoriti u nekompetentnu s pravnog stajališta.
Specifičnost poslovnih odnosa
Prije nego što izravno govorimo o etiketi poslovnih pisama, potrebno je razumjeti kako se poslovni odnosi općenito razlikuju, što ih karakterizira, koja su njihova obilježja. Glavna značajka radnih odnosa je odsutnost (bilo puna ili gotovo potpuna) u tim odnosima osobne sjene. U pravilu, svatko od nas je iznimno skupljen, smiren, pristojan - gotovo nitko neće plesati s tamburinom ili, primjerice, izvesti druge akcije sasvim logično u društvu prijatelja, već smiješno za radno okruženje. To se, uzgred, odnosi ne samo na djela, već i na emocije - možete se dopustiti da se nasmijete ili smiješite, ili čak i neznatnu pojavu bijesa, ali homerični smijeh, histeriju, suze i slično. Na poslu obično nosimo maske koje pokazuju vještinu, dosljednost i pribranost.
Poslovna komunikacija se ne može dovršiti kada se želi. Poslovni partner ili klijent neće razumjeti ako usred važnog sastanka iznenada ustanemo i napustimo publiku. Ne možete ignorirati sugovornika, ne možete odgovoriti na pozive ili pisma. Sve ove značajke zajedno pomažu bolje razumjeti što govorni etiketa poslovnog pisanja treba biti.
Opći zahtjevi
Prvo na što obraćamo pozornost kada primimo pismo je papir. Prema zahtjevima etikete poslovnog pisma, papir mora uvijek biti kristalno jasan i ni na koji način zgužvan. Primatelji poruke imat će najbolji dojam o organizaciji ako se ispostavi da je pismo napisano na memorandumu tvrtke. Prva stranica nije numerirana, a na svim ostalim arapskim brojevima su postavljeni.
Postoji još jedna vrlo važna točka u etiketi poslovne korespondencije. Poslovno pisanje podrazumijeva visoku pismenost i nepostojanje pravopisnih pogrešaka. Stoga, ako postoje praznine u poznavanju ruske gramatike, preporuča se ne žuriti slanjem dopisivanja, već je provjeriti za moguće nedostatke.
Također, opća preporuka za papir i e-mail je želja da se u pisanom govoru ne koriste složene strukture - to je prikladno samo u pravnim dokumentima. Nemojte koristiti kratice - samo opće prihvaćene. No, u normi poslovnih etiketa uključuje razne marke i argot - profesionalni žargon. Čitav dokument čuva se u službenom poslovnom stilu.
Još jedna važna točka koja se čita iz pisma: trebala bi biti što ljubaznija i prijateljska. Ni za jednu od taktilnosti, nepristojnost ne dolazi u obzir. Osim toga, poslovno pismo predlaže specifičnosti, jasnu izjavu njihovih misli.
Ako primatelj ne govori ruski, tekst poruke treba biti napisan na njegovom jeziku ili na međunarodnom engleskom jeziku. Usput, takav dokument treba napisati samo na jednoj strani lista, drugi treba biti čist.
Izrada dokumenata, morate osigurati da nema prijenosa. Sam tekst mora biti upisan u jednom ili dva intervala, s marginom od dva centimetra ulijevo.
Poslovno pismo ima svoju jasnu, posebnu strukturu. Istodobno, ne postoji jedinstveni standard za papirne dokumente: različite tvrtke mogu imati svoje varijacije. Pridržavaju se samo određenog sastava dijelova pisma: nužno moraju imati “kapu”, pozdrav, glavni dio i oproštaj. Ne zaboravite na osobni potpis na kraju pisma.
Usput, takozvano uokvirivanje poruke - početne i završne fraze - nazivaju se okvirom naljepnice. Pomaže uspostaviti pravi odnos s primateljem. Osim toga, etiketna pravila poslovnih pisama i primjeri njihova pisanja demonstriraju uporabu raznih govornih klišeja u porukama (o čemu će kasnije biti riječi).
Važna nijansa dizajna poslovnog pisma ostaje ispravno korištena žalba. Prije revolucije u našoj zemlji, apel je bio "gospodine" ili "gospođo": smatralo se univerzalnim, takozvanim bilo kim. Sada ne postoji takva univerzalna privlačnost, iako se često u poslovnim pismima nađe riječ "lord" ili "madam" - izgubivši svoju raniju popularnost, postupno se vraća u svakodnevnu uporabu. To se može uputiti poslovnom partneru, službeniku, ali ne klijentu ili kolegi.
Najčešći i univerzalni trenutno se smatra žalba "Dragi" ili "Poštovani gospodine", ali u stvari to nije. Na sličan način, na primjer, ne može se obratiti takozvanim VIP osobama - osobito važnim osobama, koje se smatraju guvernerima, gradonačelnicima, predsjednicima. U tom slučaju, morat ćete započeti pismo s žalbom "Draga" (druga opcija - "Draga").
Ako je poruka upućena na nekoliko osoba odjednom, a svi su predstavnici iste struke, bilo bi prikladno koristiti takav tretman kao “Drage kolege” (u slučaju da su sve primateljice žene, dopušteno je pisati “Drage dame”, ako su muškarci - onda “Dragi dame”. gospodo ") Ako je pismo poslano na adresu jedne osobe, strogo je zabranjeno ne koristiti ime ili prezime. To je dopušteno samo u navedenom slučaju (kada je primatelj skupina pojedinaca) ili u interakciji s pravnom osobom.
Što se tiče završetka poruke, mora se imati na umu: ona nije ništa manje značajna od početka. Na kraju pisma izražava se nada za daljnju suradnju, povjerenje u sigurno i / ili uskoro rješenje problema i slično. Ovdje također ne treba ukazivati na poteškoće koje su se dogodile ranije - na primjer, odgađanje odgovora ili nepostojanje jednog. Ove fraze se smatraju negativnim znakovima etikete poslovnih pisama i smatraju se nevoljkostima za nastavak odnosa, kao i nepoštovanje sugovornika. Važno je shvatiti da je to neprihvatljivo.
E-pošta: Poslovna etika
Druga moguća verzija korespondencije - putem e-maila. I ovdje postoje brojne značajke. Tako, primjerice, ako primatelj primi poruku po prvi put, onda je potrebno početi s predstavljanjem vlastitog poduzeća, opisujući njegove aktivnosti, s mogućim zadacima koje treba obaviti. Tijekom duge korespondencije potrebno je sačuvati povijest prošlih pisama, na temelju kojih se gradi svaka sljedeća poruka.
Prvo pismo svakako mora sadržavati pozdrav i adresu. U sljedećim, ako je potrebno, brzom odgovoru, možete izostaviti žalbu (ako je prikladno). U on-line komunikaciji mnogi ne smatraju potrebnim staviti znakove interpunkcije, kao i pisati bez velikih slova. U poslovnom bontonu e-pošte to je neprihvatljivo.
Veličina e-pošte ne bi trebala biti prevelika - u pravilu je pola veličine papira. U istom slučaju, ako je za obavještavanje primatelja potrebna velika količina informacija, u tekstu pisma treba navesti samo kratku popratnu napomenu, a sam materijal treba priložiti kao prilog s riječju ili nekom drugom datotekom - to je ono što etiketa poslovnog pisma zahtijeva putem e-pošte. Primjer takve poruke mogao bi biti: “Dobar dan, dragi g. Ivanov! Šaljemo vam uzorke naših reklamnih knjižica. Možete ih pročitati u privitku ... ".
Što se tiče potpisa, onda mora biti. Možete se pretplatiti na kraju svakog slova i možete napraviti automatski potpis, koji će se automatski umetnuti. Ovu opciju često koriste predstavnici velikih tvrtki. Potpis mora sadržavati vaše ime, prezime, položaj, kontaktne podatke, mjesto rada. Trebate ga urediti na način da stane sedamdeset znakova i ne zauzima više od pet ili šest redaka.
Moram reći nekoliko riječi o odgovoru na poruku. Poslovna etiketa e-pošte podrazumijeva odgovor na poruku u roku od dva dana - ne više. Ako trebate više vremena, trebate obavijestiti sugovornika. Odgovor na sve poruke održava ugled tvrtke ili poduzetnika. Da biste točno znali je li pismo stiglo do primatelja, možete koristiti funkciju obavijesti o primitku - potvrda o isporuci će doći automatski. Osim toga, nije zabranjeno provoditi probni poziv.
Govorne formule, ili klišeji
Kliše, govorne formule, govorne marke - što god rekli, ali ipak će biti sastavni dio poslovne korespondencije. Iz školskog tečaja pamtimo da se klišei nazivaju stabilnim izrazima. Nema ih mnogo:
- Žalost se može izraziti korištenjem sljedećih izraza: "Nažalost, nemamo priliku složiti se ...", "Žao nam je što moramo obavijestiti ...", "Nažalost, prisiljeni smo izvijestiti ..." i tako dalje.
- Zahvalnost su označeni takvim klišeima kao: "Dopustite mi da izrazim svoju zahvalnost ...", "Hvala vam ...", "S obzirom na vaš doprinos ...".
- Možete poslati pozivnicu na događaj pomoću markica: "Imamo čast pozvati vas ...", "Nadamo se vašem dogovoru ...", "Drago nam je što vas možemo pozvati ...", "Rado ćemo vas vidjeti ..." i slično.
- Pismo možete popuniti frazama: "Čekamo nove ideje od vas ...", "Želimo vam uspjeh ...", "Nadamo se daljnjoj plodnoj suradnji ...".
Zlatna pravila poslovne korespondencije
Sve značajke i preporuke u vezi s vođenjem poslovne korespondencije mogu se postaviti u nekoliko pravila. Kratka etiketa poslovnog pisma je sljedeća:
- Korištenje pozdrava i osobnih žalbi, osim kada potonje nije potrebno.
- Svako pismo zahtijeva odgovor. S elektroničkom interakcijom, vrijeme odgovora ne bi trebalo trajati više od četrdeset osam sati. Međutim, odgovor treba pisati samo pažljivim razmatranjem.
- Ako je moguće, morate obavijestiti primatelja o primitku pisma od njega. Također možete odrediti vrijeme odgovora na poruku.
- Potpis na kraju papirnog pisma, utipkan na računalu i ispisan, mora se staviti rukom. Tiskani potpis ili, još gore, pečat na njegovom mjestu znak je nepoštivanja i lošeg ukusa.
Učestale pogreške u poslovnoj korespondenciji
Postoji nekoliko naizgled sitnica koje ipak mogu postati fatalne u slučaju poslovne komunikacije. Često te male stvari dovode do prekida uzajamno korisnih odnosa, prekida transakcija i drugih takvih neugodnih stvari. Trebate osobno upoznati neprijatelja!
- Ne možete pisati (i nazvati previše!) Za rad nakon radnog vremena! Koliko često, ne želeći biti strpljivi do jutra, uznemiravamo naše partnere, klijente, kolege u devet, deset ili čak jedanaest navečer. Čini nam se da će tijekom noći sve nestati, srušiti se, propasti i biti će nemoguće spasiti situaciju. A oni rijetki primjerci koji su u stanju zadržati se do jutra, iz nekog razloga, smatraju da je šest ujutro vrijeme za komunikaciju. Uostalom, ako ne spavam, onda nitko ne spava. Jao, ovo ponašanje je samo dosadno i okreće se protiv nas.
- To je već bilo neizravno spomenuto, ali ipak - ne može biti poznavanja! Komunikacija na poslu događa se isključivo na “Vi” (velikim slovom, to znači - uljudnost i poštovanje).
- Prekomjerna razmjena ljubaznosti također može naškoditi. Prvo, potrebno je dragocjeno vrijeme, a drugo, izgleda pomalo dosadno i dosadno. Nema potrebe da budete revni.
Knjige o etiketi ili što čitati
Danas postoji toliko mnogo književnosti da ponekad oči bježe. Postoji i dovoljno knjiga za kulturu govora, uključujući i pisanje.
Oni koji žele biti obučeni u ovom području mogu se savjetovati o sljedećim radovima: “Etiketa poslovnog pisma” Olega Davtyana, “Kultura pisanog jezika” Tatjane Degtereve, “Etiketa ruskog pisma” Natalya Formanovskaya i Alla Akishina, “Poslovni etiketa” Elena Ber, “Ruski govorni znak” Formanovskaya i mnogi drugi.
Zanimljivosti
- Zahtjevi pravila poslovnog pisma uključuju korištenje uskličnika na kraju žalbe kako bi se naglasio problem ili osoba.
- Poziv primatelju pokazuje bliži i uspostavljeniji odnos, a prezime naglašava udaljenost.
- Etiketa poslovnih pisama u Rusiji karakterizira izjednačavanje spolova, budući da je većina profesija često samo muški.
Pridržavati se pravila poslovnog dopisivanja nije tako teško, jer ne toliko. Zapamtite ih - mala znanost. No, u očima onih oko vas, osoba koja posjeduje etiketu poslovnih pisama uvijek će biti obrazovana i kultivirana, s kojom je ugodno baviti se.
Pošaljite svoje dobro djelo u bazu znanja je jednostavno. Koristite donji obrazac.
Studenti, diplomski studenti, mladi znanstvenici koji koriste bazu znanja u studiranju i radu bit će vam vrlo zahvalni.
Objavljeno http://allbest.ru
Tijekom proteklog desetljeća, e-mail je postao, možda, jedan od najpopularnijih načina poslovnog komuniciranja. Danas je vrlo teško pronaći osobu koja ne koristi e-poštu u svojoj praksi međuljudskih i interkulturalnih komunikacija. I nisam iznimka. Ovo je već 15. godina svakog mog radnog dana koji počinje provjerom e-pošte. Skenirajući pogled s adresama i temama dolaznih poruka, odlučujem koja slova čitati, a koje izbrisati bez otvaranja. Čitajući brojne e-mailove, došao sam do zaključka da nažalost vrlo malo ljudi ima ideju o pravilima e-mail etikete. Ali oni se moraju poštivati, inače riskiramo nenamjerno izazivanje neugodnosti, sramote ili čak nenamjerno vrijeđanje onoga kome pišemo. Ne zaboravite da je naša pošta pokazatelj naše profesionalnosti.
Što treba obratiti pozornost na svakog korisnika? Ovaj članak formulira 19 pravila koja se temelje na mojim dugogodišnjim iskustvima u korespondenciji s inozemnim i ruskim kolegama, kao i iskustvima drugih korisnika elektroničke pošte.
1. Kada napravite e-poštu, ispunite sva polja
Općenito, struktura poslovne e-pošte može se predstaviti na sljedeći način:
1. Adresa i ime pošiljatelja.
2. Adresa primatelja.
5. Pismo koje sadrži pozdrav, glavni tekst pisma, zaključka i potpisa.
2. Adresa i imepošiljateljatreba biti prepoznatljiv
Ako osoba čeka vaše pismo, u stupcu “Od” tražit će se vaše ime, s kojim ste se upoznali, ili adresu e-pošte koju ste naveli u svojoj posjetnici. Ja, na primjer, kada dobijem svoj poštanski sandučić, u stupcu ime pošiljatelja uvijek unesite moje ime i prezime. Ja to radim zato što sam, gledajući razne pseudonime i nadimke u stupcu “Od”, oprezno otvaram ova pisma: što ako u tom pismu ima spama ili još gore - virus? Na primjer, nikada neću otvoriti pismo s adresom [email protected], osim ako, naravno, ne znam od koga je to. Stoga je za poslovnu korespondenciju poželjno imati adresu e-pošte koja sadrži vaše pravo ime i kraticu vaše organizacije, na primjer, [email protected]. Najveće povjerenje je uzrokovano adresom koja sadrži vaše pravo ime i naziv vaše organizacije u nazivu domene, na primjer, [email protected].
3.Obavezno popunite stupac "Predmet"slovo "
Predmet pisma je poseban zahtjev pisma. Njegova prisutnost uvelike olakšava rad s e-poštom. Sjetite se gledanja popisa slova Topics prije nego što odlučite pročitati pismo ili ga, bez otvaranja, poslati u smeće. Sudbina pisma vrlo često ovisi o predmetu, osobito ako vam ime i adresa pošiljatelja ne govore ništa. Stoga, budite sigurni da naučite kako ga ispravno: treba privući pozornost primatelja, biti kratki - ne više od 50 znakova - i do točke. Pojednostavljeniji, izravno ili primamljivo predmet vašeg pisma će zvučati, vjerojatnije je da će vaše pismo biti pročitano i da će dobiti odgovor.
Osobito je potrebno pažljivo razmisliti o temi kada prvi put pišete nekome. Uostalom, primatelj, vidjevši adresu i ime koje mu je nepoznato, može misliti da je to spam. Drugi način dobivanja odgovora ili šanse da se pročita jest korištenje imena primatelja u naslovu. Na primjer, "Dobra večer, Natalia!". Ovaj pristup će također povećati vjerojatnost čitanja vaše korespondencije. Ali zanimljivije je pismo s temom koja sadrži izraz "radno zakonodavstvo i aktualna pitanja i pozicije državnih tijela" ili "kupovina s popustima!" najvjerojatnije spam. Isto ću učiniti i sa pismom bez subjekta, jer etiketa e-pošte dopušta da se ne odgovori onima koji ga grubo krše.
Što još treba zapamtiti prilikom pisanja teme? Predmet pisma je crvena nit cijele poruke. Ako odgovorite na nečiju e-poštu, ali osnovna ideja dijaloga se mijenja, u skladu s tim promijenite temu i još bolje započnite raspravljati o novom pitanju izradom novog pisma, budući da mijenjanje teme rasprave bez promjene teme ovog pisma može dovesti do zabune. i poteškoće.
4, PlaKoristite Re: odgovoriti samo.
Obično, nakon što pročitate e-mail i želite odgovoriti na njega, pritiskom miša na odgovarajući gumb na ekranu monitora dobivate obrazac za sastavljanje odgovora u kojem se nalazi adresa vašeg sugovornika, tekst njegovog pisma, kao i predmet njegovog pisma, prije kojeg znači "Re:". Treba imati na umu da je "Re:" kratica engleske riječi "Reply:" ili "Response:" i znači "Moj odgovor na:". poslovna etiketa e-pošte
Stoga, ako se predmet slova promijeni, svakako uklonite ovaj simbol. A to uopće nije sitnica, kao što možda mislite: "Re:" u kombinaciji s novom temom izgledat će iskreno glupo i zavesti primatelja, jer bi mogao pomisliti da je dobio odgovor na pismo koje nije napisao.
5. Zalijepite adresuposljednji primatelj
Da biste izbjegli prerano slanje, unesite adresu primatelja samo kada je pismo napisano, potvrđeno i spremno za slanje. Budite oprezni s gumbom "odgovor": provjerite jeste li poslali pismo nekome koga želite.
6. Svakako napišite pozdrav koji se sastoji od pozdravne riječi i imena primatelja.prije glavnog teksta pisma
Pozdrav je kratka rečenica iz koje počinje slovo. Nažalost, postoje neki korisnici koji vjeruju da pozdrav u poruci e-pošte ne mora biti napisan, jer je to navodno besmislena relikvija papirne pošte, koja ne sadrži nikakve značajne informacije i sadrži samo riječi na poziv. To je u osnovi pogrešno. Pozdrav nosi informacije o odgoju osobe koja sastavlja pismo. Pretpostavljam da ne želite biti smatrani nepristojnim i lošim. U tom slučaju slijedite pravila o e-pošti.
Kao pozdrav, upotrijebite sljedeći oblik žalbe: "Dobar dan, dragi (istaknuti) + ime, prezime adrese" ili "Poštovani (uvaženi) + ime, ime i prezime, halo" i tek onda nastavite s svrhom vaše poruke. U Europi je uobičajeno uvijek spomenuti "Poštovani gospodine", ili manje formalno, pogotovo ako ste upoznati s adresatom, npr. "Draga + Ime", čak i ako vam adresa nije uopće skupa. U SAD-u, gdje je tempo života i korespondencija intenzivniji, e-pošta počinje s porukom koja se sastoji od imena i kratkog "Hi + name".
Napominjemo da se na ruskom jeziku uzvičnik stavlja nakon pisanja u bilo kojem žanru korespondencije: u poslovnom, privatnom, službenom itd., Dok se na engleskom jeziku u svim tim žanrovima stavlja zarez, što često uzrokuje sukob kulturama. Govornici engleskog jezika zbunjeni su oko uskličnika u pismima koje su napisali Rusi:Dragi John! Ruski govoreći ljudi su uvrijeđeni zarezom nakon imena: ne poštuju nas, uskličnik žali zbog kakve vrste "Draga Svetlana, "?! Da, na ruskom jeziku uzvičnik se koristi mnogo češće nego na engleskom, što ukazuje na veću emocionalnost i, očito, na otvoreniju manifestaciju emocija. Ali ne smijete ići u krajnosti i stavljati tri (ili više) uskličnika, jer će na kraju pozdravljanja biti shvaćeni kao neprikladan krik i mogu uvrijediti vašeg primatelja.
7.Ispravno strukturirajte svoje pismo
Budući da je čitanje sa zaslona monitora mnogo teže od čitanja papirnih medija, vrlo je važno ispravno strukturirati e-poštu.Razdvojite tekst u logičke paragrafe i upotrijebite nekoliko kratkih rečenica umjesto predugih rečenica. Pokušajte da vaše rečenice sadrže više od 15-20 riječi. Odvojite jedan od drugog paragrafe s praznim redovima.
8.Budite kratkii u biti izrazite svoje misli
Glavni tekst pisma iz prvog stavka trebao bi privući pozornost čitatelja ne manje od njegove teme. Zapamtite ograničeno vrijeme vašeg potencijalnog čitatelja. Njegovo je vrijeme njegov novac. Stoga je spreman da vas se što prije oslobodi, odnosno da vam pošalje pismo u košaru. Ne gubite vrijeme i prostor na predstavljanju sebe i priče o onome što radite. Uostalom, on vas već poznaje ako vam je dao svoju poštansku adresu. Počnite sa svrhom pisma, to treba jasno naznačiti u prvoj rečenici. Ako su prve rečenice ispravno formulirane, postoji vrlo velika vjerojatnost da će je primatelj vašeg pisma pročitati do kraja.
Za razliku od e-pošte, e-pošta je namijenjena brzom prijenosu informacija, stoga pokušajte ne slati duge e-mailove. Ako trebate poslati važne informacije koje sadrže veliku količinu, bolje je napraviti kratki prateći tekst u e-pošti i samu informaciju urediti kao privitak.
9. Ako ćete poslati privitak, priložite ga na samom početku
Priložite privitak prije pisanja slova. Koliko puta sam primio pismo, čija je svrha da pošaljem privitak, bez ove vezanosti?! A onda je došlo pismo istog pošiljatelja s izrazom "Ups, evo ti!". Takva nepažnja možda neće na najbolji način utjecati na vaš poslovni ugled.
10, Nemojte slati nepotrebne datoteke.
Zapamtite: kada prvi put pišete nekome, ne stavljajte privitke. Ako i dalje šaljete neki privitak bez dogovora s primateljem, pazite da u tijelo slova upišete koju vrstu datoteke je. Inače bi mogao pomisliti da je vaša vezanost virus koji je neovlašteno priključen i uništiti ga bez čitanja, jer je opasno otvoriti mogući virus. Usput, takvi virusi često dolaze sa spamom.
Nemojte stavljati privitke veličine veće od 5 MB, jer je takva neugodna situacija moguća: datoteku ćete poslati na poslužitelj e-pošte u roku od sekunde, a vaš će je primatelj preuzeti cijeli sat. Naravno, ni na koji način se takve goleme količine ne mogu slati bez dogovora s primateljem.
11.Prilikom sastavljanja odgovora na odgovorsvepitanja koja su vam postavljena
Ako nekome odgovorite na pismo, pokušajte odgovoriti na sva pitanja koja vam se postavljaju. Čini se prirodnim i razumljivim, ali se ipak vrlo često ispostavlja da ljudi ne odgovaraju na neka od pitanja koja su im postavljena. Iz vlastitog iskustva znam da je to jedno od najčešće kršenih pravila elektroničke korespondencije. Tišina pitanja je vrlo neetična s vaše strane - na kraju krajeva, drugoj osobi je potreban vaš odgovor i čeka ga, ali je ne prima u pismu. Ako vam je teško odgovoriti, pišite izravno. Samo nemojte ništa ostavljati bez odgovora, inače će vaš sugovornik morati ponoviti svoje pitanje i nećete izbjeći da odgovorite šutnjom.
Ako pišete prijatelju ili dobrom prijatelju, u svom pismu možete navesti izvornu poruku u volumenu koji je dovoljan za ispravno vraćanje konteksta tog odgovora, a pod svakom takvom citatom napišite svoj odgovor na ovaj prijedlog ili pitanje. Ne zaboravite na neki način odvojiti tekst vaše poruke od teksta citiranih pisama, zatim će vaš odgovor biti lakši za čitanje. Obično se u te svrhe koristi znak ">", iako to nije jedina opcija. Ako odgovorite na poslovno pismo, ostavite sav stari tekst nepromijenjen i napišite gore navedeni odgovor.
12. Prije slanja pisma provjerite pravopis,gramatika i interpunkcija
Činjenica da je e-mail brz način komunikacije ne znači da bi trebao biti neoprezan. Izradite svoje fraze možda kompetentnije u smislu pravopisa i gramatike. To je važno ne samo zato što nepismeno napisano pismo može pokvariti dojam o vama, i zato što je vrlo teško čitati tekst bez zareza i razdoblja. A ako vaš program ima opciju za provjeru pravopisa, zašto ga ne biste koristili?
13. Na e-poštu treba odgovoriti.
E-pošta je veza s drugim ljudima, a za to, malo ljubaznosti nikada ne boli. Prema pravilima bontona, na e-poštu se mora odgovoriti, a vrijeme odgovora ne smije prelaziti tri dana. Imajte na umu da ako ne odgovorite na poruku e-pošte u tom razdoblju, to je jasno odbijanje komunikacije. Ako trebate duže vrijeme da odgovorite na pismo, vrijedno je objasniti razloge kašnjenja. Kada primite pismo u kojem se nalazi privitak, svakako potvrdite da je privitak dosegnut i normalno otvoren.
Kada primite neželjene poruke od nepoznatih osoba, ne možete odgovoriti na njih. Mogu se izbrisati bez čitanja. Nakon što niste dobili odgovor, dopisnik vas mora ispravno razumjeti. Ako ne razumije i ne šalje ponovljeno pismo, on krši pravila ponašanja, a ne ti. Pogotovo zato što se neželjeno pismo može pokazati kao neželjena pošta i svaki odgovor dopušta spameru da pretpostavi da je uspostavljen kontakt. Kada primite neželjenu e-poštu s priloženom datotekom, izbrišite datoteku bez raspakiranja: najvjerojatnije je izvor računalnog virusa.
14. Nemojte se truditišiti potvrdu čitanja
Prema pravilima bontona e-mail oznaka "obavijest o primitku / čitanju" znak je nepoštivanja i nepovjerenja prema svom partneru i kao posljedica toga može izazvati njegovu iritaciju. Stoga, ako ste zabrinuti ako je vaše pismo stiglo do primatelja, bolje je da ga nazovete nakon slanja poruke i provjerite je li vaše pismo stiglo ili ne. Također možete napisati sljedeću frazu iza teksta glavnog pisma i prije vašeg potpisa: "Molim Vas da potvrdite primitak pisma povratnim pismom ili brojevima telefona navedenim dolje".
15. Nemojte pisativeliko slovo
Nemojte pisati cijeli tekst poruke kapitalnim slovima, nekoliko riječi istaknutih na taj način naglasilo bi važnost ovog mjesta. Ako pišete velikim slovima, čini se da vrištite. To može uzrokovati iritaciju ili drugu neželjenu reakciju vašeg čitatelja.
16. Nikada nemojte dijeliti povjerljive informacije putem e-pošte.
Budite vrlo oprezni pri slanju brojeva bankovnih kartica ili drugih povjerljivih informacija u e-pošti. Zapamtite da se e-pošta može presresti i koristiti u svrhu plaćenika. Ne zaboravite da je poruka koju ste poslali uvijek ostala u memoriji računala.
17. Ne zloupotrebljavajte kratice i emocionalni dizajn.
U poslovnoj e-pošti pokušajte ne koristiti kratice kao što su BTW (usput) ili LOL (glasno se smijete), također i tzv. Emotikone ("nasmijana lica"). Neprimjerene su u poslovnoj korespondenciji, pogotovo zato što vaš primatelj možda ne zna njihovo značenje.
18. Na kraju pisma obavezno stavite svoj potpis.
Ponekad su pisma potpisana od "Odjela za marketing" ili "Osoblje za stanovanje u kampusu", što uzrokuje određenu zbrku. Kome i kako se obratiti u odgovoru? Jednostavno, "Zdravo", zvuči kao nešto bezlično. Da, i ja osobno radije kontaktiram po imenu. To je temelj prijateljske komunikacije - povjerenja. Povjerenje nije posljednja kvaliteta koja pomaže vama i vašem poslovanju. Stoga, svakako stavite svoj potpis na kraju pisma. Potpis je mali blok teksta dodan na kraj vaših poruka, koji vas identificira i sadrži vaše podatke za kontakt.Napravite kratak opis: ne više od četiri ili sedam redaka. Dugačak potpis zauzima puno prostora i može biti dosadan. Uključite nekoliko mogućih načina za kontaktiranje (obično telefonske i faks brojeve), kao i vezu na web-lokaciju vaše tvrtke.
19. Ako niste sigurni, ne šaljite pismo.
Postali smo bezlični i skrivaju se iza e-pošte koja počinje kontrolirati naše živote. Ne primjećujemo koliko se naše svakodnevne komunikacije odvija putem e-maila, a mi riskiramo kompromitiranje odnosa koje bismo mogli ojačati izravnom komunikacijom ili telefonskim razgovorom. Stoga, prije slanja sljedećeg e-maila, razmislite, bilo bi bolje nazvati ili osobno upoznati svog primatelja?
Objavljeno na Allbest.ru
Slični dokumenti
Osnovna pravila pisanja modernog pisma. Etiketa pisanja pisma u suvremenom poslovanju. Stavovi prema korespondenciji u prošlosti, primjeri pisanja pisama u prošlom stoljeću i suvremenom svijetu. Vrste pisama u prirodi: poslovna, prijateljska, svečana.
sažetak [30,3 K], dodan 04.04.2010
Značajke i vrijednost poslovnog bontona, njegova osnovna načela: točnost, takt, poštovanje, pravila oblačenja. Upoznavanje s međunarodnim standardima za pripremu i izvršavanje službenih pisama: širina polja, gramatika, struktura dokumenata.
Ispit [28,9 K], dodan 09/01/2011
Kratak opis glavnih obilježja poslovne korespondencije. Pravila za sastavljanje e-pošte. Službena i osobna korespondencija. Tipografija e-mail, osnovna pravila za dizajn teksta. Značenje zamjenica, crtica i crtica u dokumentu.
sažetak [24,7 K], dodan 22.11.2014
Registracija standardnog pisma. Adresa, datum, žalba, kraj, potpis, zahtjev. Posebne poruke. Svrha pisma. Tekst pisma. Opća pravila. Neki primjeri poslovne korespondencije. Propratno pismo ugovoru.
sažetak [30,4 K], dodan 04.05.2003
Pojam i vrste poslovnog bontona. Etika i psihologija razgovora i pregovora. Poslovni doručak, ručak i večera. Značajke komunikacije preko prevoditelja. Mjesto službene korespondencije u vođenju evidencije. Struktura pisanog zahtjeva. Vrste poslovne korespondencije.
Ispit [25,6 K], dodan 10.07.2013
Značajke govornog etiketa u daljinskoj komunikaciji, komunikaciji putem telefona, Internetu. Vrste telefonskih razgovora. Kako se ponašati s tvrdoglavim klijentom. Dizajn, veličina i pravila pisanja e-pošte. Odgovorite na e-poštu.
sažetak [29,7 K], dodan 21.12.2011
Značajke i pravila za izradu plana s lošim vijestima. Strategija pisanja: analiza ciljane publike, odabir odgovarajućeg kanala i način širenja informacija. Vrste pisama s odbijanjem. Izrada pisanih pritužbi.
test [46,7 K], dodan 14.11.2010
Uredska korespondencija kao važan dio poslovnog bontona. Opći zahtjevi za poslovno pismo. Pravila međunarodne korespondencije. Obavezni atributi poslovnog pisma. Tipične vrste poslovnih pisama. Unutar organizacijska korespondencija, čestitke.
sažetak [855,8 K], dodan 19.06.2010
Pismo kao glavni alat poslovne korespondencije između različitih poduzeća (organizacija, institucija). Klasifikacija slova po stilu i svrsi. Opći savjeti o predstavljanju poslovnog pisma. Etiketa službene komunikacije.
sažetak [26,9 K], dodan 24.01.2012
Koncept i oblik poslovnog bontona. Specifičnosti poslovne komunikacije. Načela korištenja etiketa znači. Obrasci adresa u poslovnoj korespondenciji. Govorna situacija i standardni jezični alati. Sastav i jezični standard poslovnih pisama.
sažetak [55.1 K], dodan 18.11.2010
Radovi u arhivima lijepo su dizajnirani prema zahtjevima sveučilišta i sadrže crteže, dijagrame, formule itd.
PPT, PPTX i PDF datoteke prikazane su samo u arhivama.
Preporučujemo preuzimanje djela.
